Архив на предприятии с нуля. Как создать архив в организации? Доступ к документам и сроки их предоставления

Организация архива на предприятии с нуля

Архив на предприятии с нуля. Как создать архив в организации? Доступ к документам и сроки их предоставления

Дата размещения статьи: 01.10.

1 Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации .

– центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

– объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

– архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В статье рассмотрим архив, в котором хранятся только документы данной организации и ее предшественников.

– делами по личному составу.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

– структурные подразделения организации;

В п. 3.4.4 Правил сказано, что различаются три вида номенклатур дел:

– типовая, которая устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

– примерная, которая устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер;

Номенклатура утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

С архивным учреждением номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

– документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

– включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

При этом дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

– уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

– приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

– поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

– утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

– документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

– лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

– предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел. Согласно п. 3.6.3 Правил такому оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Это оформление дел предусматривает:

2. Нумерацию листов дела. Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Отметим некоторые нюансы, связанные с нумерацией отдельных листов дела:

– листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;

– листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

графии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

– лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

– подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются – вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение;

– подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

– количество пронумерованных листов дела (причем как цифрами, так и прописью);

– количество листов внутренней описи (так же – и цифрами, и прописью);

Данный лист подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

– документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.);

– дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается, что это копии. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обратите внимание на некоторые особенности указания крайних дат при составлении обложки:

– если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датами дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале;

– крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело;

– крайними датами личного дела будут даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В заключение этого раздела отметим, что обязательными реквизитами обложки дела являются:

– количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела;

– сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишут: Хранить постоянно ).

Частичное оформление дел. Такому виду оформления подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения. В этом случае допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

– разд. 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– разд. 8 содержит документы о работе с кадрами – приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

http://xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai/article/12361

Сфера распространения

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

  1. Источников.
  2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

  1. Подразделения предприятия.
  2. Физлица.
  3. Подведомственные структуры.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

  1. Типовой.
  2. Примерной.
  3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с информационными носителями необходимо соблюдать следующие требования:

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

Внутренняя опись

http://.ru/article/265293/arhivnoe-deloproizvodstvo-organizatsii-gost-instruktsiya-dokumentyi-pravila-metodicheskie-rekomendatsii-po-arhivnomu-deloproizvodstvu

Как создать и улучшить архив компании

Понимание важности архивирования едва ли не важнее самой информации, которая хранится в архиве. Те руководители, которые уже осознали ценность архива для корпоративного блага перешли к структурированию данных как в бумажном, так и в электронном виде.

Зачем архивировать? Три основные потребности

Архив отвечает трем потребностям пользователей.

Третья потребность – сохранить корпоративную память. Это необходимо, чтобы утвердить корпоративную культуру, позволяющую эффективнее выстраивать отношения с клиентами, партнерами, сотрудниками, а также создавать имидж компании в обществе.

Каковы преимущества архива для компании?

Преимущества архивирования главным образом касаются следующих потенциальных рисков:

Какие документы нужно хранить?

В первую очередь при создании архива нужно помнить о критерии важности документа для бизнес-процессов компании. Важным считается тот документ, который помогает ей развиваться или по крайней мере не препятствует этому.

Зачастую сотрудники архивных отделов или лица, исполняющие их обязанности (бухгалтеры, офис-менеджеры и др.), не уделяют должного внимания созданию единой картотеки архивных данных, которая бы позволила оперативно находить нужный документ.

Другая проблема – непонимание того, что является важным для организации. Понятие важности документа порой становится слишком субъективным. Что может быть признано важным и первоочередным для архивирования?

Как отбирать документы для архивного хранения?

Каждый тип документов имеет свои особенности. Однако существует два общих параметра, позволяющих систематизировать архив документов:

  • уязвимость информации (конфиденциальность, уникальность и трудность в реставрации, либо, наоборот, потоковая информация, легкая по содержанию и воспроизведению);
  • частота использования того или иного типа документа, от которой зависит уровень его доступности.

Как нужно хранить документы?

Система архивирования должна гарантировать сохранение данных до конца их жизненного цикла в качестве документа. Срок хранения документов определяется в соответствии со следующими критериями:

  • важность документа для уставной деятельности компании;
  • в случае необходимости рассмотрения дел для судебных разбирательств;
  • документы частого и длительного пользования требует увеличенного срока жизни.

Каковы требования к безопасности информации?

  • разборчивость информации;
  • регистрация с момента создания документа;
  • идентификация автора или авторов документа;
  • постоянство данных.

Как оценить объемность документа?

Разные типы документов (счета, электронные письма, протоколы правления и т.д.) имеют разный объем данных в зависимости от их роли на предприятии. В архиве целесообразно ввести картотеку, которая бы это учитывала. Она также поможет:

  • определить приоритеты в управлении документами (самые объемные документы, как правило, наиболее важные);
  • оценить необходимость в складировании (критерий отбора по длительности хранения) и степень издержек.

Какой доступ к документам нужно обеспечить?

http://naar.ru/articles/kak_sozdat_i_uluchshit_arhiv_organizatsii/

Комментариев пока нет!

Источник: https://jurpravda.ru/konsultacii-specialistov/organizacija-arhiva-na-predprijatii-s-nulja.html

Как создать архив документов в организации – СИЗ, нормы, инструкции

Архив на предприятии с нуля. Как создать архив в организации? Доступ к документам и сроки их предоставления

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации.

Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия.

Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности.

В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет.

Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства.

В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить.

Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

  • Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
  • Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
  • Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
  • Оформление описи дел.
  • Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
  • Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ.

Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения. Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

Источник: http://orbrm.ru/arhivaciya_dokumentov/

Архивирование документов в организации

В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.).

Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.

11.

1995 г.

Порядок архивирования документов в организации

В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами.

Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху. Лист-заверитель Он составляется по установленному порядку.

В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации.

Лист-заверитель визируется составителем.

Правильная организация архивирования документов

Важно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением.

Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты).

Архивирование документов

Внимание Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости.

Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д.

Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис.

Архив документов

Особенности подготовки Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями. Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке.

Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

Источник: http://rossiz.ru/kak-sozdat-arhiv-dokumentov-v-organizatsii/

Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция – Юридический справочник

Архив на предприятии с нуля. Как создать архив в организации? Доступ к документам и сроки их предоставления

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

  • формирование дел в службе кадров;
  • экспертиза ценности дел службы кадров;
  • оформление дел в службе кадров;
  • описание и уничтожение дел в службе кадров;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передача дел в архив организации.

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф. Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Сдача кадровых документов в архив

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т.е.

в службе кадров. Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.

Внимание

Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации.

Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Т-2); — характеристики работников; — документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников); — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов); — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости; — акты о несчастных случаях. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г.

, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
  • графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Источник: http://allelets48.ru/kak-pravilno-arhivirovat-dokumenty-poshagovaya-instruktsiya/

Сдача документов в архив организации

Архив на предприятии с нуля. Как создать архив в организации? Доступ к документам и сроки их предоставления
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
  • подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
  • методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.

Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив. 

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
  • отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

  • описи дел постоянного хранения;
  • описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • описи дел по личному составу;
  • акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г.

могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек.

При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

  • подшивка или переплет дела;
  • нумерация листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

  • наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • номер тома (части);
  • заголовок дела (тома, части);
  • крайние даты дела (тома, части);
  • количество листов в деле (томе, части);
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

Рис. 2

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах.

Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75570/

Граждан вопрос
Добавить комментарий