Как вести реестр договоров в организации образец. Ведение реестра и хранение договоров

Реестр договоров с контрагентами образец. Ведение реестра и хранение договоров

Как вести реестр договоров в организации образец. Ведение реестра и хранение договоров

Ценные бумаги и акции, эмиссия → Образец. Уведомление о выпуске ценных бумаг (приложение к договору на ведение реестра акционеров)

Ке ценных бумаг, регистрация которых производится фирмой – регистратором акционеров в соответствии с договором на ведение реестров акционеров nо. от “” 20 г. 1. эмитент поручает, а регистратор обязуется осуществлять формирование и ведение реестра ак…

  • Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

    приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион…

  • Образец. Договор о совместной деятельности в целях учреждения и обеспечения деятельности филиала для ведения реестра акционеров

    Договор о совместной деятельности → Образец. Договор о совместной деятельности в целях учреждения и обеспечения деятельности филиала для ведения реестра акционеров

    Образования юридического лица в целях учреждения и обеспечения нормального функционирования филиала в городе для ведения реестра акционеров эмитента, а также ведения реестров других акционерных обществ, действующих в, (территория) и получения пр…

  • Образец. Выписка из реестра акционеров

    Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров

    (наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. “” 20 г. держатель реестра: кому выдана: настоящая выписка…

  • Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16

    код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-…

  • Реестрдоговоров

    Документы делопроизводства предприятия → Реестр договоров

    реестрдоговоров № п/п № договора и дата подписания…

  • Образец. Реестр чеков

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков

    реестр чеков no. +-+ +-+ лист “” 20 г. дебет – разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель…

  • Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

    журнал выдачи выписок из реестра акционеров – no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-…

  • Образец. Карта реестра предприятия

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра предприятия

    реестровый номер недвижимости карта реестра предприятия +-+ no. реквизиты +-+- 1 полное наименование предприятия:…

  • Образец. Карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий

    Форма собственности реестровый номер недвижимости карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий полное наименование предприятия:…

  • Образец. Карта реестра недвижимого имущества

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра недвижимого имущества

    Форма собственности реестровый номер недвижимости карта реестра недвижимого имущества +-+ п/no. реквизиты +-+- 1 полное наименование бала…

  • Используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он будет числиться в организации.

    Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Для простоты многие ведут реестр договоров в excel, бланк скачать можно будет в нашем материале. В реестр договоров по 44-ФЗ, образец которого можно скачать в статье, включается следующая информация (ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ):

    • наименование заказчика и поставщика;
    • цена контракта;
    • источник финансирования;
    • способ определения поставщика;
    • дата подведения результатов закупочной процедуры;
    • объект закупки;
    • реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта

    В реестр контрактов по 44-ФЗ можно включать и другие сведения при необходимости. Ведется реестр договоров в excel, образец будет представлен далее.

    Чем отличаются базы в закупках

    Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

    Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

    В реестр договоров, по нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.

    Ведется реестр договоров 223-ФЗ и 44-ФЗ на сайте ЕИС .

    Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют . Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

    Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров — образец по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

    За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

    Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

    Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему . Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ , но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

    Для того чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».

    После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю нужно пошагово заполнить вкладки:

    В данной вкладке заполняются все сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы нужно найти соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

    Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

    1. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

    Здесь же указывается дата заключения и способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены), а также наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.

    Затем записываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.

    Номер реестровой записи будет сформирован автоматически после публикации информации о контракте. Дата заполнения документа также заполняется автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на нарушения.

    Вся вносимая информация и документы должны быть подписаны лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

    Образец реестра госконтрактов

    Расскажем, как заполнить реестр контрактов по 44-ФЗ, образец заполнения 2019 года аналогичен той форме, которая применялась в 2018 г.

    Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов.

    Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении.

    Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

    Предлагаем образец реестра договоров в excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

    Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

    Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

    Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

    Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

    С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.

    После даты направления сведений в реестр в течение 1 часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение. После этого в рамках 3 раб. дней Казначейство:

    • проверяет (программно-аппаратными средствами);
    • направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

    В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

    После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

    Сведения в реестр договоров (образец для соглашений, содержащих государственную тайну) формируются в соответствии с Приказом Минфина № 130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.

    Источник: https://www.mir-th.ru/okpo-dlya-ip/reestr-dogovorov-s-kontragentami-obrazec-vedenie-reestra-i-hranenie.html

    Хранение договоров в организации

    Как вести реестр договоров в организации образец. Ведение реестра и хранение договоров

    От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

    Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

    В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

    • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
    • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
    • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
    • аренду помещений;
    • проведение специальной оценки рабочих мест;
    • поставку канцелярских принадлежностей.

    Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

    Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

    Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

    Кому поручается текущее хранение договоров в организации

    Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

    Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

    Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

    Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

    Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

    Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

    Справка

    Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

    Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

    Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

    Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

    Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

    Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

    При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

    В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

    • порядковый номер записи;
    • наименование (тип) договора;
    • указанная в нем стоимость или цена;
    • информация о второй стороне, подписавшей документ;
    • дата заключения договора;
    • срок его действия (если он оговорен);
    • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
    • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
    • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
    • примечание;
    • номер дела в котором хранится договор.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

    Как вести реестр договоров в организации

    Как вести реестр договоров в организации образец. Ведение реестра и хранение договоров

    Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

    ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
    Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc

    Для чего нужен журнал, его значение

    Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

    Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

    Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

    Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

    Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

    Какие договоры фиксируются в журнале

    В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

    Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

    Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

    Где хранить журнал

    Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

    Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

    Можно ли обойтись без этого документа

    Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

    Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

    Как составить журнал

    Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

    Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа.

    Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

    Оформление журнала, особенности

    К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

    Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями).

    Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

    Образец журнала регистрации договоров

    Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

    1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
    2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
    3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

    Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/

    Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации — Управление персоналом

    Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

    В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

    Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

    Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

    Как присваиваются номера договорам

    Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

    ДОГОВОР №1234

    возмездного оказания услуг

    Вторая организация может пойти двумя путями.

    • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

    ДОГОВОР №1234/4321

    возмездного оказания услуг

    1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

    В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

    Журнал регистрации договоров

    Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

    Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

    Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

    Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

    1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
    2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
    3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
    4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
    5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
    6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
    7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
    8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
    9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
    10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
    11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
    12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

    Источник: https://sroorgru.com/kak-vesti-reestr-dogovorov-v-organizatsii/

    Как работать с реестром договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ

    Как вести реестр договоров в организации образец. Ведение реестра и хранение договоров

    Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. Подавать эти данные обязаны заказчики. Рассказываем, как это сделать в 2019 году.

    Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он будет числиться в организации.

    Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Для простоты многие ведут реестр договоров в excel, бланк скачать можно будет в нашем материале. В реестр договоров по 44-ФЗ, образец которого можно скачать в статье, включается следующая информация (ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ):

    • наименование заказчика и поставщика;
    • цена контракта;
    • источник финансирования;
    • идентификационный код закупки;
    • способ определения поставщика;
    • дата подведения результатов закупочной процедуры;
    • объект закупки;
    • реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта

    В реестр контрактов по 44-ФЗ можно включать и другие сведения при необходимости. Ведется реестр договоров в excel, образец будет представлен далее.

    Реестр договоров

    Как вести реестр договоров в организации образец. Ведение реестра и хранение договоров

    Модуль Документы в программе IT Audit предназначен для ведения реестра договоров с контрагентами и учета трудовых договоров.

    Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit

    Программа IT Audit работает через офисное приложение и Web-интерфейс

    Удобный реестр договоров и документов

    Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

    Договоры и документы вносятся несколькими способами:

    • прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
    • создание файла договора на основании шаблона договора

    Реестр договоров

    В списке договоров настраиваются необходимые колонки

    Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:

    • рубрика документа
    • организация, от имени которой заключен договор
    • сторона договора: контрагент, сотрудник организации
    • дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
    • дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
    • сумма договора

    Доступные колонки в журнале договоров

    Классификация договоров по рубрике

    Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

    • договор поставки
    • договор аренды
    • трудовые договоры
    • приказы о приеме на работу
    • приказы на отпуск

    Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

    Рубрики документов

    Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

    Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

    Заявка на online-презентацию программы

    Порой достаточно 5 минут, чтобы показать “изюминки” программы

    Создание договора по шаблону, регистрация договоров

    Реестр договоров выгружается в файл Excel

    Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel, содержащий следующие данные:

    • регистрационный номер и дата договора
    • предмет договора
    • дата окончания договора
    • этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
    • стороны договора: организация и контрагент
    • стадия документа
    • рубрика документа
    • информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
    • информация о времени создания договора и авторе документа

    Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

    Направить заявку на демо-версию IT Audit

    Создать договор в программе реестра договоров просто и удобно

    Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:

    • реквизиты компании и контрагента
    • информация о руководителях организаций в родительном падеже

    Пример настройки автозаполняемыми значениями преамбулы договора

    Настройте шаблон договора и

    программа IT Audit будет формировать договор по шаблону

    Поиск в реестре договоров

    • наименование контрагента, с которым заключен договор
    • предмет договора
    • вид и группа договора
    • стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
    • окончание срока действия договора

    Поиск в реестре договоров

    • дата создания и регистрация договора
    • регистрационный номер договора
    • сумма договора
    • участник рабочей группы по договору
    • экземпляр документа: отсутствует, оригинал, копия договора
    • сотрудники, участвующие в подписании договора

    Поиск в реестре договоров по рег. данным

    • Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров.

      Рубрики и шаблоны документов

    • Открывается журнал документов и добавляется новый договор.

      Журнал документов

    • Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.

      Выбор для создания контрагента по договору

    • Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.

      Карточка договора. Общая информация

    • На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.

      Карточка документа. Файлы документа

    • При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.

      Карточка документа. Срок действия документа

    • При необходимости по договору могут быть внесены этапы – договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено – пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.

      Договорные обязательства (этапы договора)

    Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

    Заказать внедрение документооборота за 1-2 часа

    Ответим на вопросы, покажем как реализовать ваши задачи в IT Audit

    Источник: https://RegDogovor.ru/register-contract

    Граждан вопрос
    Добавить комментарий