Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 1

Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

Нормативные документы по делопроизводству

Делопроизводителю в своей работе часто приходится уточнять и искать нормы по делопроизводству, на которые можно сослаться.

Они помогают убедить людей в нашей правоте, на их основании мы можем внедрить, разработать новые документы.

Где найти полный перечень нормативных документов по делопроизводству? Какими документами следует пользоваться? Чем делопроизводители руководствуются на практике?

На эти вопросы ответим в нашей статье.

Кем регулируется сфера делопроизводства в нашей стране?

Делопроизводство регулируется Федеральным архивным агентством. Оно контролирует организацию документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти, оказывает методическое сопровождение сферы делопроизводства, обеспечивает развитие системы делопроизводства в целом.

Деятельность по унификации и стандартизации документов, разработке общероссийских классификаторов координирует Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт).

Научно-исследовательскую работу в сфере архивного дела и документоведения, а также разработку методических рекомендаций осуществляет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти обеспечивает Правительство и сами федеральные органы исполнительной власти. Они разрабатывают необходимые для своего ведомства нормативно-правовые акты, которые берут за основу работы остальные организации.

Какие существуют основные нормативные документы по делопроизводству?

Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»

Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»

Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»

Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»

Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»

Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в органахгосударственной власти, органах местногосамоуправления и организациях»

Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказ Минфина России № 117н от 22.12.2003 «О трудовых книжках»

Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Приказ Росархива № 2 от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»

Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения

ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

Чем чаще всего делопроизводитель пользуется на практике?

Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2010

Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в органахгосударственной власти, органах местногосамоуправления и организациях»

Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2019-08-25T08:31:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://1.bp.blogspot.com/-ABo7_g9pMMo/VPk3bV4LNWI/AAAAAAAAAa8/oLHYpX8ZzhE/w1200-h630-p-k-no-nu/%D1%81%D1%82%D0%BE%D0%BF%D0%BA%D0%B0%2B%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D0%BE%D0%B2.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2015/03/normativnye-documenty-po-deloproizvodstvu.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Где найти полный перечень нормативных документов по делопроизводству? Какими документами следует пользоваться? Чем делопроизводитель руководствуется на практике? На эти и другие вопросы узнайте в этой…”,”word_count”:680,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2015/03/normativnye-documenty-po-deloproizvodstvu.html

Приложения

Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

ПриказN____

Овведении в действие Положенияо документообороте

_______________________________________________________

(наименованиеорганизации)

г.____________ “___” ____________ 200___г.

Сцелью упорядочения документооборотаи организации делопроизводства

истрогого учета всей документации вгруппе компаний

Приказываю:

1.Ввести в действие настоящее Положениео документообороте.

2.Руководителям структурных подразделений:

– принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

Положения;

– провести работу по ознакомлениюработников своих подразделений с

правиламиПоложенияпо работе с документами;

– выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

структурныхподразделениях;

– возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводствав структурном подразделении на егоруководителей.

3.Возложить на секретариаторганизационно-методическое руководство

иконтроль за организацией и состояниемделопроизводства в компании и его

дальнейшимсовершенствованием.

4.Секретариату сделать _________ (количество)копий Положения для

руководителейструктурных подразделений.

5.Отделу хозяйственно-техническогообслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положениядля

использованияв работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральныйдиректор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

кприказуN___

от”___” _______ 200__г.

Положение

одокументообороте

__________________(наименование организации)

1. Общие положения

1.1.Настоящее Положение устанавливаетединый и обязательный для всех работниковпорядок ведения и организациидокументооборота.

1.2.Положение разработано в соответствиис задачами, стоящими перед Компанией,с учетом Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД), законодательствомРоссийской Федерации по архивному делу- ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системыорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов”; ГОСТ 16487-83 “Делопроизводствои архивное дело. Термины и определение”.

1.3.Правила, предусмотренные настоящимПоложением, обязательны для всехработников группы Компаний.

1.4.Ответственность за организацию исостояние делопроизводства возлагаетсяна руководителей структурных подразделений.

1.5.Непосредственное ведение и контрольисполнения делопроизводства в структурныхподразделениях возлагается на лиц,которым специально поручена эта работа(секретари) руководителем подразделения.

1.6.Организационно-методическое руководство,непосредственное ведение и контрольза организацией и состояниемделопроизводства в компании и егодальнейшее совершенствование осуществляетсекретариат компании.

Вэтих целях секретариат инструктируетработников, ответственных заделопроизводство в структурныхподразделениях компании, периодическипроводит проверки состояния делопроизводствав подразделениях.

1.7.Требования работников секретариата повопросам организации и веденияделопроизводства, контроля исполнениядокументов, а также по обработкедокументов обязательны для исполнениявсеми подразделениями и должностнымилицами компании. Спорные вопросы иконфликты по вопросам организации иведения решаются юридической службойсовместно с секретариатом.

1.8. поступающих и подготовленныхв структурных подразделениях документови материалов не подлежит оглашениюлицам, не имеющим к ним отношения.

1.9.Настоящим Положением устанавливаетсясмешанная система организации и веденияделопроизводства, сочетающая в себепринципы централизации и децентрализациипри работе с документами.

1.10.Централизованно (через секретариат)осуществляются:

-организационное и методическоеруководство постановкой делопроизводствав компании;

-регистрация входящих и исходящихдокументов;

-передача структурным подразделениямкомпании поступающих и внутреннихдокументов;

-контроль за прохождением и исполнениемдокументов, анализ корреспонденции;

-хранение документов в текущих делах иархиве компании.

1.11.Децентрализованно в структурныхподразделениях компании выполняютсяследующие операции с документами:

-подготовка, оформление и исполнениевходящих, исходящих и внутреннихдокументов;

-согласование подготовленных документов;

-представление информации по документами снятие их с контроля;

-хранение и исполнение документов,находящихся в текущей работе.

1.12.Руководители структурных подразделенийдолжны ознакомить принятых работниковсо структурой компании, задачами ихарактером работы подразделений, атакже с установленным порядком работыс документами и другими требованияминастоящего Положения.

Источник: https://StudFiles.net/preview/429044/page:20/

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс – значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

Признаки локальных нормативных актов (лна)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства.

Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента.

В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

  • Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).
  • Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
  • Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

Лна по делопроизводству: виды и назначение

У всех организационно-правовых документов одна цель – регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации»[1].

■ Положение – нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция – правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса – нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила – нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил – конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции.

Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац.

А самостоятельные правила ведения электронной переписки – это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше.

Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

Вид ЛНАНазначение ЛНАПример
ПоложениеОпределяет статус структурного подразделенияПоложение о Службе документационного обеспечения управления
Устанавливает порядок выполнения деятельности (работ) определенного видаПоложение о хранении документов
Определяет статус коллегиального совещательного органаПоложение об экспертной комиссии
ИнструкцияРегулирует одну из сторон деятельности организацииИнструкция по делопроизводству
Регламент бизнес-процессаПоследовательно описывает операции процесса и порядок взаимодействия участников операцийРегламент бизнес-процесса «Контроль исполнения заданий по документам»
ПравилаКонкретизируют уже регламентированный процессПравила отправки и получения почтовой корреспонденции
ПриказФиксирует решение, принятое по процессуПриказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях»

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству – центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства.

Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима.

В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации для ФОИВ);

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2017/poleznye_reglamenty/

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №44

Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034),
приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации17 августа 2015 года,регистрационный N 51922

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

УТВЕРЖДЕНАприказом Федеральногоархивного агентства

от 11 апреля 2018 года N 44

I. Общие положения

1.1.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее – организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства).________________

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.________________

Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.

6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее – СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7.

Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

Источник: http://docs.cntd.ru/document/542623605

Скачать Типовая инструкция. Делопроизводство Скачать бесплатно без регистрации

Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

Руководитедь организации

____ __________Ф.И.О.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Типовая инструкция

(номер)

Введена в действие приказом №______от___________

Введена взамен _________________

РАЗРАБОТАНО

(наименование организации)

1 Область применения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . .
2 Нормативные ссылки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Термины, определения, сокращения и обозначения . . . . . . . .. . . . . . . . . . .
4 Требования. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6 Организация документооборота и исполнения документов. . . . .. . . . . . . .
7 Организация документов в делопроизводстве. . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . .
Приложение 1 Формы бланков приказf … . . . . . . . . . . . .. . .
Приложение 2 Форма бланка распоряжения . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Приложение 3 Форма бланка письма . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 4 Форма реестра на согласование. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу(подразделению) . . . .. . . .
Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу(подразделению). . .
Приложение 7 Образец оформления решения. . .
Приложение 8 Форма протокола . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 9 Форма выписки из протокола . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Приложение 10 Форма акта . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки . … . .
Приложение 12 Образец оформления служебной (докладной) записки .. . . . . . . . . . . .. .
Приложение 13 Форма телефонограммы . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящейкорреспонденции
Приложение 15 Форма реестра . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .
Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов . . .. . . . . . .
Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов. . . .. . . . . . .
Приложение 18 Форма номенклатуры дел . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 19 Форма акта ревизии документации . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения (делдолговременного хранения или дел по личному составу)
Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов.. . .
Приложение 22 Образец оформления обложки дела. . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя . . . . . . .. . . . . . . . .
Приложение 24 (рекомендованное) Перечень документов, неподлежащих регистрации . . . . .
Лист регистрации изменений . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Лист ознакомления . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 Область применения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает единуюсистему делопроизводства в организации.

1.2 Настоящая инструкция обязательна дляруководителей, специалистов и служащих организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы следующиедокументы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов;

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти. Утверждена Приказом МинкультурыРоссии от 08.11.2005 № 536;

Источник: http://www.OpenGost.ru/iso/6466-tipovaya-instrukciya.-deloproizvodstvo.html

Положение о делопроизводстве. Делопроизводство

Положение о делопроизводстве в организации образец. Положение по делопроизводству

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, ɥᴛᴏбы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Стоит сказать – положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.

Стоит сказать – положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Разработка положения о делопроизводстве

Стоит сказать – положение разрабатывается на базе примерных положений, кᴏᴛᴏᴩые содержат максимальный набор функций службы. При этом для того ɥᴛᴏбы положение отвечало ϲʙᴏим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства.

Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, кᴏᴛᴏᴩые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. К примеру, в организации создан центральный архив, в кᴏᴛᴏᴩом работают квалифицированные специалисты.

В случае если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В ϶ᴛᴏм случае за службой делопроизводства данные функции в положении о службе не закрепляются

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми ϲʙᴏими функциями реализует работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Кстати, эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в ϶ᴛᴏй организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Разделы положения о делопроизводстве

Отметим, что текст каждого раздела излагается по пунктам, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и оϲʙᴏбождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

В случае если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кᴏᴛᴏᴩыми служба делопроизводства руководствуется в ϲʙᴏей работе. При ϶ᴛᴏм вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

В случае если служба делопроизводства имеет ϲʙᴏю печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В ϶ᴛᴏм разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел будет основным в положении. Стоит заметить, что он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, кᴏᴛᴏᴩые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за кᴏᴛᴏᴩые несет ответственность делопроизводственная служба.

К примеру, в конкретном положении ϶ᴛᴏт раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

  • состояние работы документации организации;
  • ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие документации требованиям правовых и нормативных документов;
  • достоверность информации».

Возможно в ϶ᴛᴏм разделе выделение персональной ответственности руководителя. К примеру, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

  • организацию работы канцелярии;
  • утечку информации;
  • работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, кᴏᴛᴏᴩые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. К примеру, служба делопроизводства может быть наделена правами:

  • проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
  • требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
  • запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения ϲʙᴏих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в ϶ᴛᴏм разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.

К примеру, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и оϲʙᴏбождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для данных процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, кᴏᴛᴏᴩые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в ϶ᴛᴏм разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Стоит сказать – положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).

Стоит сказать – положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с кᴏᴛᴏᴩыми в нем закреплены взаимосвязи.

Стоит сказать – положение будет документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при ϶ᴛᴏм происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Источник: http://xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai/book/3745/150171/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%BE%20%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5.html

Граждан вопрос
Добавить комментарий