Порядок хранения банковских документов в организации. Кассовые документы

Порядок оформления и хранения кассовых документов

Порядок хранения банковских документов в организации. Кассовые документы

Хозяйствующие субъекты вправе осуществлять безналичные/наличные расчеты. Однако оборот наличных денег подлежит строгому учету. Кассиры/бухгалтера обязаны использовать первичные кассовые документы. Нарушение установленного порядка грозит предприятию серьезными штрафами. Оформление кассовых документов субъектами малого предпринимательства может происходить по упрощенной схеме.

Виды кассовых документов

Кассовые документы (КД) используются по мере движения наличности в кассе организации. Формы кассовых документов закреплены Постановлением Госкомстата №88. Среди них:

Порядок их оформления регламентируется законом. Реквизиты кассовых документов:

  • название формы и ее номер;
  • наименование предприятия (составителя);
  • содержание, параметры операции;
  • дата составления документа;
  • должности тех, кто совершил операцию и оформил документ;
  • подписи ответственных лиц.

Все бухгалтерские документы делятся по типам операции. Приходные кассовые документы отражают поступление наличных денег в кассу, расходные – выдачу. На базе обобщенных данных из первичных КД формируются регистры учета.

Хотя согласно букве закона перечень кассовых документов значительно меньше. Сюда относится только ПКО/РКО. Остальные бланки используются при оформлении операций по кассе (п.4.1 Указаний банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Порядок ведения кассовых документов

Ведение учетной документации осуществляется с учетом предписаний Центробанка. Ответственность за проводимые операции по кассе возложена на кассиров.

В малом предприятии ответственным является директор, главбух или иное уполномоченное лицо. Подобное распределение обязанностей оговаривается в соответствующем положении. Порядок ведения кассовых документов ИП также закрепляется документально.

Центробанк допускает комбинирование электронного и бумажного документооборота. Если оформление кассовых документов происходит онлайн, то кассир/главбух должен иметь ЭЦП. Они обязаны регулярно проставлять подписи в кассовых документах.

Причем в отношении наличных денег для предприятий предусмотрены лимиты по кассе. Разница передается в банк. На ИП данное правило не распространяется. Они вправе держать наличность в кассе без ограничений.

Правила оформления учетной документации

Порядок оформления кассовых документов:

  • бумажный носитель заполняется шариковой ручкой. Также можно использовать печатную машинку. Электронный вариант подразумевает использование компьютера и принтера;
  • право подписи кассовых документов имеет главный бухгалтер и кассир. При отсутствии главбуха, ответственным за оформление кассовых документов становится руководитель;
  • отрывная квитанция недействительна без штампа «Оплачено»;
  • в пустых полях ставится прочерк.

Особенности оформления отдельных КД

Нюансы документального оформления движения наличности на предприятии:

  1. Кассовая книга. Она обязательно прошивается, нумеруется и опечатывается. Нумерация кассовых документов должна присутствовать на каждом листе. В конце книги указывается количество листов и ставится подпись ответственного лица. Книги должна иметь отрывную часть – отчет кассира в конце дня. Она отрывается после завершения всех операций.
  2. КВД. Ее уместно заполнять, если в штатном расписании предусмотрено более одной должности кассира.
  3. Штампы на РКО/ПКО. Центробанк не оговаривает отдельно формат оттиска штампа. Оттиск «Оплачено» проставляется на отрывной квитанции к ПКО. «Погашено» ставится на платежных ведомостях. Его используют при утере/отсутствии штампа «Оплачено».

Исправления в кассовых документах

Бланки строгой отчетности не допускают исправлений. Никаких помарок быть не должно. Использование корректоров запрещено. Действия при наличии ошибки:

  1. ПКО/РКО. Кассир должен перечеркнуть испорченный ордер и составить другой. Перечеркнутый бланк прикладывается к отчету по кассе за день.
  2. Кассовой книге. Исключаются подчистки и корректирующие жидкости. Надпись с ошибкой нужно аккуратно зачеркнуть, над ней указать достоверную цифру или текст. Рядом на свободном поле делается запись «Исправлено». Потом ставится дата правки, подпись ответственных лиц с расшифровками. Подобные действия нужно проделать со всеми экземплярами.

Правила хранения кассовых документов

Порядок и место хранения кассовой документации определяет руководитель предприятия. Он должен также обеспечить условия сохранности бланков строгой отчетности.

Как ведется учет кассовых документов? К началу очередного рабочего дня вся первичная документация за предыдущие сутки должна быть подшита. Кассир должен придерживаться нумерации бухгалтерских счетов. Сначала подшиваются кассовые документы организации по дебетовым счетам, затем кредитовым. Все листы нумеруются.

Срок хранения

Срок хранения документов по кассовым операциям несколько отличается:

  • бухгалтерское законодательство – учетная документация должна храниться 5 лет.
  • налоговое законодательство – срок хранения кассовых документов в архиве предприятия составляет 4 года.

Целесообразнее ориентироваться на максимальный срок. Причем отсчет времени начинается не с момента создания документа. За основу берет год, в котором были сформированы кассовые и бухгалтерские документы.

По истечении установленного срока уничтожать бумаги можно не всегда. Подобные действия допустимы, если за это время была проведена полная проверка кассовых документов. Иначе документацию придется хранить дольше.

Примечание. Срок хранения платежных ведомостей без лицевых счетов составляет 75 лет (ст.412 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за хранение

За несоблюдение сроков хранения учетной документации предусмотрена административная ответственность:

КоАППравонарушениеШтраф (тыс. руб.)Кто наказывается
ст.15.11Отсутствие КД в течение сроков хранения, на момент проведения аудита5–10Должностное лицо
Повторное правонарушение10–20 или 1–2 года дисквалификации
ст.13.20Нарушение правил хранения, комплектации, учета или использования0,1–0,3Граждане
0,3–0,5Должностное лицо

Возможности 1С Бухгалтерия 8.3

Практически повсеместно в организациях используется программа 1с Предприятие. Одной из ее конфигураций стала система 1С: Бухгалтерия 8.3. Она позволяет автоматизировать бухучет.

Программа формирует универсальный реестр «Кассовые документы». Из него осуществляются все основные операции с деньгами.

Оформление кассовых документов на основе реестра позволяет полно и точно отображать сведения по проведенным операциям.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

По закону инвентаризация денежных средств и контроль кассовых документов проводится перед составлением годовых отчетов. За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. Виды нарушений:

  • расчеты наличными сверх лимитов;
  • наличие сверхлимитных денежных средств;
  • не оформленные наличные деньги в кассе;
  • отступление от порядка работы с наличностью.

Мера ответственности (ст.15.1 КоАП):

НарушительШтраф при несоблюдении кассовой дисциплины и расчетов наличностью (тыс. руб.)
Должностное лицо4–5
Организация40–50
ИП4–5 или предупреждение

Должностные лица также несут ответственность в рамках ст.120 НК РФ. За отсутствие первичных документов во время аудита предусмотрен штраф – 10 тыс. руб.

Заключение

При выдаче или внесении наличных денег в кассу предприятия обязательно заполняется ПКО и РКО, КК, журнал регистрации кассовых документов. За нарушение правил их оформления и хранения предусмотрен штраф.

Источник: https://vawilon.ru/porjadok-oformlenija-i-hranenija-kassovyh-dokumentov/

Распорядительные документы по 318-П (отменено с вводом 630-П). Часть 1

Порядок хранения банковских документов в организации. Кассовые документы

Мы собрали полный список документов: Часть 1 — РД, которые обязательно должны быть в Банке, Часть 2 — РД по необходимости.

Мы составили список всех РД по 318-П, (частично по 2054-У), которые должны быть разработаны в каждом Банке.

Условно мы их разделили на те, которые обязательно должны быть в наличии (запрашиваются при проверках ЦБ РФ) и те, которые составляются при необходимости, например,  в случае возложения на кассовых работников дополнительных функций, наличия послеоперационной кассы, банкоматов/терминалов или собственной службы инкассации.

По всем пунктам есть полезные советы, либо готовые  положения, порядки, приказы и письма, которые можно использовать в работе как шаблоны.

1. РД «Об установлении минимального остатка наличных денег». — п. 1.2.318-П

Согласно нему устанавливается минимальный остаток хранения наличных денег в Кредитной организации, Филиале, ВСП.

Минимальный остаток хранения наличных денег устанавливается для того, чтобы на утро следующего дня оставались деньги для работы с клиентами.

Об установленном лимите необходимо письменно сообщить в территориальное отделение Банка России, на территории которого обслуживается кредитная организация.

Если ВСП открыто и обслуживается на другой территории, то тогда лимит, установленный там, в общую сумму остатка не включается и определяется отдельным Приказом.

В этом случае письмо направляется в то территориальное отделение Банка России, где происходит кассовое обслуживание ВСП.

Филиал кредитной организации, в дополнение к письму в ЦБ, направляет письмо в открывшую его кредитную организацию (Головное отделение — ГО).

+ Письмо в ЦБ о минимальном  остатке.
+ Письмо в ГО о минимальном остатке.

2. РД «О назначении ответственных за ценности ГО/Филиал». — п. 1.3 318-П

По нему назначаются должностные лица, ответственные за сохранность ценностей в хранилище ценностей/ сейфовой комнате /сейфе кредитной организации/ Филиала/ ВСП.

В ГО и Филиале назначаются два человека, в ВСП с одним кассовым работником можно назначить только этого кассового работника ВСП РД «О назначении ответственных за ценности ВСП»— в этом случае все кассовые операции выполняет только он. п. 19.

1 318-П —  при наличии нескольких хранилищ ценностей, должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, могут определяться РД кредитной организации по каждому хранилищу ценностей.

3. Порядок аттестации кассовых работников

Устанавливается отдельным РД или в Положении по организации кассовой работы. п. 1.9. 318-П— о порядке, сроках, форме документа, подтверждающего проведение проверки знаний должностными лицами, кассовыми и инкассаторскими работниками Положения № 318-П, в части, касающейся их работы.

4. Порядок действий сотрудников при возникновении излишков/недостач наличных денег

Устанавливается отдельным РД или в Положении по организации кассовой работы — п.1.12.318-П, п.1.11.

Указания №2054-У—  разрабатывается порядок действий сотрудников при возникновении излишков/недостач, возникших  при закрытии/ открытии операционного дня, при проведении ревизий,  при пересчете денежной наличности, упакованной другими сотрудниками, и т.д., а так же порядок урегулирования указанных расхождений.

Важно: Если излишки/недостача выявлены в упаковке кассового работника, то всегда составляется Акт ф. 04020145, если при закрытии дня или во время проведения  ревизии – то Акт произвольной формы. При пересчете сумок от организаций – составляется Акт на оборотной стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке.

5. Письмо об утрате наличных денег — п.1.11.318-П

С  ноября 2014 года в случае утраты, хищения наличных денег/нападения на должностных лиц не позднее 3-х дней после наступления такого случая, необходимо направить письменное сообщение в территориальное отделение  ЦБ РФ/ в Департамент надзора за системно значимыми кредитными организациями (если им осуществляется надзор) и Департаменту наличного денежного обращения Банка России.

6. РД «О порядке хранения и  заверения  количества листов»:

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД.п. 1.13.  318-П.Обязанности по заверению количества листов в указанных книгах/ журналах лучше возлагать на тех сотрудников, которые работают на местах, например, на Руководителя  Филиала/ВСП и заведующего кассой/старшего бригады инкассаторов.

Порядок хранения:

  • Книги ф. 04020124 – под ответственностью кассовых работников, после окончания – 10 дней, затем уничтожается;
  • Журнал ф. 0402162 – под ответственностью зав/кассой, после полного использования – 5 лет;
  • Журнал ф. 0402305 – под ответственностью руководителя инкассации/старшего бригады инкассаторов, после полного использования – 5-лет.
  • Книга ф. 0402124 — ведется  при передаче наличных денег и ценностей между заведующим кассой и кассиром;
  • Журнал ф. 0402162 — ведется  должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей совместно с представителем службы охраны (при наличии) перед открытием и после закрытия хранилища ценностей;
  • Журнал ф. 0402305 — ведется инкассаторскими работками для учета выданных явочных карточек, штампов, ключей и доверенностей;
  • Книга хранилища ценностей ф. 0402118 сейчас в основном ведется в электронном виде, лист книги  распечатывается ежедневно в конце операционного дня из программы и, после сверки с фактическим наличием ценностей и подписания должностными лицами, помещается с ценностями в хранилище, затем в кассовый сшив. Остатки ценностей в книге выводятся на дату следующего рабочего дня.

7. РД «О  количестве приходных кассовых ордеров ф. 0402008 (ПКО) и расходных кассовых ордеров ф. 0402009 (РКО), оформляемых при проведении операций»

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД — п. 2.4. 318-П, п. 2.1.  Указания № 2054-У.

Можно  организовать следующим образом:

  • при совершении  операций приема/выдачи наличных денег по вкладам, переводам  количество ПКО и РКО – 2 экземпляра – один экземпляр, с печатью кассы — клиенту, второй  —  в кассовый сшив;
  • по внутрисистемным операциям:  инкассация/перевозка наличных денег, загрузка/выгрузка банкоматов и терминалов, сдача/подкрепление в КЦ, прием/выдача в послеоперационную кассу и т.д.  – 1 экземпляр – в кассовый сшив.

8. РД «О видах штампов, пломбиров и клише, используемых кассовыми работниками при работе с денежной наличностью»

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы. — п. 2.8.318-П.

Как правило,  руководителем кассового подразделения   определяется, что будет указано на пломбирах, клише и штампах.

Важно: На штампах с денежной наличностью (на полных и неполных пачках) проставляется БИК КЦ.

Дополнительно, при заключении Договора с ЦБ РФ на кассовое обслуживание, Банк  письменно сообщает о реквизитах, используемых на штампах, пломбирах и клише, которые будут проставляться на упаковке с денежной наличностью при сдаче в Кассовый Центр (КЦ). — Письмо в ЦБ о реквизитах;

9. РД «О возложении обязанности контроля за пересчетом наличных денег» — п.13.1.318-П

По нему назначаются сотрудники, в присутствии которых осуществляется пересчет наличных денег (контролирующие работники).

10. Порядок формирования и хранения кассовых сшивов

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД. Назначают ответственных сотрудников отдельным РД. — п.18.2., 18.4.  318-П –  устанавливается  порядок подбора кассовых документов. п. 18.8.

 318-П – в ВСП назначаются сотрудники, ответственные за сверку с данными бухгалтерского учета в справке 0402114, книге 0402118, в тексте для дела (сшива) 0402433. п.  18.9.

 318-П – необходимо определить место хранения кассовых сшивов и сотрудников, ответственных  за хранение.

11. Приказ «О порядке хранения дубликатов ключей от хранилища ценностей»

Устанавливается отдельным РД. — п. 19.3. 318-П—  хранилище ценностей и сейфы, установленные в них, сейфы ВСП имеют дубликаты ключей, которые необходимо сдавать на хранения в другие  ВСП / Филиал Банка.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Договор хранения ключей. — Если у банка отсутствуют ВСП или находятся территориально слишком далеко, то ЦБ разрешает сдавать дубликаты ключей в другие банки – в этом случае порядок сдачи, хранения и изъятия с мест хранения определяется в Договоре хранения ключей.

12. РД «О  видах ценностей, хранящихся в хранилище ценностей, сейфе ВСП, и порядок их хранения»- п. 19.4. 318-П

Определяется  в Положении по организации кассовой работы и в Положениях по направлениям работы, например, по работе с пластиковыми картами, банкоматами, кредитованию и т.д. – разрабатываются отделами, ответственными за данное направление.

13. РД «О порядке и периодичности проведения ревизии наличных денег, проверок порядка ведения кассовых операций»

Устанавливается в Учетной политике, Положении по организации кассовой работ,  отдельным РД. — п. 19.12. 318-П.

Ревизия наличных денег и ценностей, а так же проверка организации кассовой работы проводится не реже 1 раза в год, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей/кассового работника ВСП (увольнение/перемещение), а так же по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку Банка.

14. Акт приема-передачи РД «О назначении уполномоченных лиц, присутствующих при приеме-передаче ценностей в случае временного отсутствия должностных лиц»

Назначаются отдельным РД.

При замещении временно отсутствующих должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП (отпуск, болезнь, временное перемещение), при организации посменной работы указанных работников, ревизия не проводится, передача ценностей производится по Акту приема-передачи. Если передача проводится в отсутствии должностных лиц, то необходимо  присутствие уполномоченных лиц,  назначенных приказом.

15. Приказ «О проведении ревизии ценностей и проверки организации кассовой работы» — п. 19.13. 318-П

Для проведения ревизии  наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций создается комиссия, состав которой  определяется Приказом/Распоряжением по ГО/Филиалу. В состав комиссии не включаются те сотрудники, которые формировали ценности или под ответственностью которых они хранятся.

Важно: Члены ревизионной комиссии допускаются в хранилище для проведения ревизии при наличии Приказа на ревизию и документов, удостоверяющих личность проверяющих/ служебных удостоверений.

Ревизия проводится в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей/ кассового работника ВСП, если указанные сотрудники (один из сотрудников) отсутствует, то в Акте делается отметка об этом. — Акт ревизии ценностей.

16. РД «О порядке  хранения материалов ревизии наличных денег и проверок организации кассовой работы»

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД. п. 19.16. 318-П.Порядок хранения материалов ревизии и проверки организации кассовой работы после рассмотрения руководством Банка можно устанавливать следующим образом:

  • оригиналы Актов ревизии ценностей, Актов проверок организации кассовой работы,  объяснительные сотрудников (при выявлении нарушений) с визой Руководителя Банка, копия Приказа о проведении ревизии —  хранятся у главного бухгалтера/ зам. главного бухгалтера;
  • копии указанных документов – у руководителя проверяемого подразделения в отдельной папке

Источник: https://kassa-banka.ru/rasporyaditelnye-dokumenty-po-318-p/

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2019 году

Порядок хранения банковских документов в организации. Кассовые документы

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Срок хранения банковских документов

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

  1. банковские выписки;
  2. платежные поручения;
  3. банковские ордера;
  4. банковские извещения;
  5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Наименование документаСрокПункт Перечня*
Годовая бухгалтерская отчетностьПостоянно351
Квартальная бухгалтерская отчетность5 лет. При отсутствии годовых — постоянно351
Месячная бухгалтерская отчетность1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно351
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к нимПостоянно353
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности5 лет354
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:1) годовые2) полугодовые, квартальныеПостоянно5 лет357
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)5 лет360
Регистры бухгалтерского учета5 лет — при условии проведения проверки361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)5 лет — при условии проведения проверки362
Счета-фактур, декларации, расчеты4 года368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов5 лет после замены новыми380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей5 лет387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях5 лет410
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)5 лет — при условии проведения проверки427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссийПостоянно427 , 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имуществаПостоянно459
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)5 лет — при условии проведения проверки459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц5 лет459
Документы по личному составу, созданные до 2003 года  К таким документам относятся:
  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
  2. письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
  3. акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
  4. личные карточки формы Т-2;
  5. табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Не менее 75 лет со дня создания

Источник: https://www.26-2.ru/art/351494-srok-hraneniya-bankovskih-dokumentov

Хранения кассовых документов в организации 2019: сроки по налоговому и бухгалтерскому законодательству, сколько лет хранятся?

Порядок хранения банковских документов в организации. Кассовые документы

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом  (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

  • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
  • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
  • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
  • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

  • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
  • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
  • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
  • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
  • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:

Выводы

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.

Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/hranenie-kassovyh-dokumentah.html

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Порядок хранения банковских документов в организации. Кассовые документы

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Граждан вопрос
Добавить комментарий